Поплаката од клиент е корисна кога фирмата ја претвора во јасно документиран случај: што е купено, што не функционира, кога настанал проблемот и какво решение е побарано. Првиот чекор е внимателно слушање. Потоа треба да се побараат релевантни документи, фотографии или детали што ќе овозможат проверка без непотребно повторување на разговорот.
Секое ветување запишете го и назначете лице што ќе го следи предметот. Ако сте договориле одговор до одреден ден, известете го клиентот и кога проверката сè уште трае. По затворањето на случајот, споредете го со сличните поплаки: повторен проблем со испорака, производ или погрешна информација може да открие трошок што се создава во самата организација на работата.
